Žádost:
Požadované informace spočívají v tom, v jaké podobě (jakých podobách) a jak dlouho uchovává zdejší správní orgán datové zprávy, které odeslal prostřednictvím datové schránky fyzickým a právnickým osobám.
Způsob podání: písemně, e-mailem
Odpověď:
Městský úřad Vysoké Mýto postupuje při uchovávání datových zpráv, které odeslal prostřednictvím datové schránky fyzickým a právnickým osobám podle vnitřní směrnice SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD Městského úřadu Vysoké Mýto. Ten vychází:
-
ze zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů,
-
ze zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů a o
změně některých zákonů a z jeho prováděcích předpisů,
-
ze zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů
(zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů, a jeho prováděcích předpisů,
-
ze zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů,
ve znění pozdějších předpisů,
-
ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
-
a dalších releventních obecně závazných právních předpisů,
Spisový a skartační řád Městského úřadu Vysoké Mýto upravuje výkon spisové služby, kterým se rozumí zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.
Městský úřad Vysoké Mýto uchovává odeslané datové zprávy v listinné podobě jako nedílnou součást jednotlivých spisů na příslušných odborech úřadu. V elektronické podobě jsou odeslané datové zprávy uloženy ve spisové službě městského úřadu. Listinná i elektronická forma téhož dokumentu je na městském úřadě uchovávána po stejnou dobu danou skartačním řádem. V elektronické spisové službě je k elektronickému dokumentu mimo jiné přiřazen skartační znak „A“, „S“ nebo „V“. Stejnými znaky je rovněž označena jeho listinná podoba. Tyto znaky určují, jak má být po uplynutí skartační lhůty s dokumenty naloženo: znak „A“(archiv) – dokumenty trvalé hodnoty, které budou po posouzení ve skartačním řízení vybrány jako archiválie a předány místně příslušnému státnímu archivu k trvalému uložení, znak „S“ (stoupa) – dokumenty bez trvalé hodnoty, které po uplynutí skartační lhůty budou po posouzení ve skartačním řízení navrženy ke zničení, znak „V“ (výběr) – dokumenty, u nichž se ve skartačním řízení posoudí jejich zařazení mezi dokumenty určené k prohlášení za archiválie nebo mezi dokumenty určené ke zničení. Skartační lhůta se určuje počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření. Během skartační lhůty je vyřízený dokument uložen ve spisovně a po jejím uplynutí se zařadí do skartačního řízení. Skartační lhůta se označuje číslicí za skartačním znakem např. V10, V5, S5,A5, A10, S3, S5.
Z výše uvedeného vyplývá, že podle charakteru dokumentů a jejich skartačních znaků a skartačních čísel jsou odeslané datové zprávy fyzickým a právnickým osobám uchovávány po různou dobu.
Vyřizující: Mgr. Marie Lněničková
Datum poskytnutí informace: 7. 4. 2016
Způsob poskytnutí odpovědi: písemně, e-mailem